Welke gegevens van de mede-eigenaars kan syndicus geven?

De koper van een appartement wou graag een lijst bekomen van e-mailadressen en telefoonnummers van alle mede-eigenaars in het gebouw. Moet of kunt u als syndicus op zo’n vraag ingaan? Hierover sprak de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) zich uit op 29 mei 2020.

Syndicus verzamelt bepaalde gegevens

Welke gegevens mag syndicus zelf vragen? De wet (art. 577-8, §4, 16° BW) verplicht u als syndicus om de lijst en persoonsgegevens van wie mag deelnemen aan de algemene vergadering, bij te werken. Omdat u als syndicus optreedt in vervulling van een contractuele en wettelijk voorziene taak, hoeft u daarvoor geen toestemming te vragen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Let op!

In het syndicuscontract dat u met de vereniging van mede-eigenaars (VME) sluit, is het nuttig om een privacyclausule te voorzien. Hierin voorziet u welke persoonsgegevens verwerkt worden en welke de rechten van de betrokkenen zijn.

Goed om te weten.

Doet u een beroep op anderen om aan het bestand te werken, neem dan in hun contract een confidentialiteitsclausule op. Dat kan uw personeel zijn, maar het kan ook gaan om bv. IT-dienstverleners.

Mag hij die delen met anderen?

Met bv. een nieuwe mede-eigenaar. Lange tijd werd betwist welke persoonsgegevens aan een nieuwe mede-eigenaar doorgegeven mogen worden. De wet voorziet sinds 2010 echter uitdrukkelijk dat iedere mede-eigenaar een lijst van de andere mede-eigenaars kan opvragen aan de syndicus. Het gaat al zeker om de naam, het adres en het aandeel in mede-eigendom.

Een privételefoonnummer?

Neen, dat is niet voorzien. De private telefoonnummers (voor zover ze niet gewoon in de Witte Gids vermeld staan) en de gsm-nummers mag de syndicus niet zomaar bezorgen.

E-mailadres?

Over het e-mailadres is het standpunt altijd genuanceerder geweest. Veel experten ter zake vinden dat het e-mailadres als een gewoon adres beschouwd moet worden in deze tijd en dus gewoon meegedeeld kan worden in het kader van de VME/het beheer. Dat is m.a.w. een twijfelgeval.

Is dat nog wel actueel?

Er is nog altijd discussie hierover, omdat de moderne communicatie toch wel vereist dat ook andere contactgegevens verstrekt zouden worden, zoals telefoonnummers en e-mailadressen.

Recent bevestigd door GBA

Privételefoonnummer niet zomaar geven. Een nieuwe mede-eigenaar in een appartementsgebouw beklaagde zich bij de GBA omdat hij de telefoonnummers en e-mailadressen van de andere mede-eigenaars niet zomaar bekomen had van de syndicus. Die had, om dit te weigeren, verwezen naar de privacybescherming. De GBA steunde de syndicus in de weigering om niet-relevante of overmatige gegevens (bv. het private telefoonnummer) aan een nieuwe mede-eigenaar te bezorgen (beslissing 27/2020, 29.05.2020).

Kan wél met voorafgaande toestemming.

 De GBA vindt wel dat de syndicus dit mag doorgeven aan een nieuwe mede-eigenaar op voorwaarde dat de mede-eigenaars toestemming gegeven hebben aan de syndicus om als contactpunt op te treden én hun toestemming gaven om bepaalde contactgegevens mee te delen of te laten meedelen.

De syndicus mag op vraag van bv. een nieuwe mede-eigenaar om privacyredenen enkel de naam en het adres van de andere mede-eigenaars bezorgen. Over het feit of een e-mailadres bezorgd mag worden, is er discussie. Wilt u nog andere persoonsgegevens doorgeven, bv. een privételefoonnummer, dan kan dat enkel indien u hiervoor voorafgaand de toestemming vraagt aan de betrokkene, bevestigde de GBA onlangs.

Bron: ondernemingsdatabank.be - www.indicator.be