Het college van commissarissen

Een of meerdere commissarissen van de rekeningen worden jaarlijks aangeduid door de Algemene Vergadering, welke eveneens jaarlijks kan beslissen of beroep wordt gedaan op een vrijwillige mede-eigenaar of een externe deskundige. Indien er geen mede-eigenaars met de vereiste kennis kandidaat zijn, kan de syndicus automatisch beroep doen op een extern kantoor.

De syndicus kan nooit rekeningcommissaris zijn. In functie van de keuze zal de bezoldiging door de algemene vergadering goedgekeurd worden. Indien een rechtspersoon aangeduid wordt, zal deze een vaste vertegenwoordiger aanduiden voor de geldende termijn.

De commissaris zal zijn mandaat niet voortijdig kunnen opzeggen, tenzij voor zwaarwichtige redenen en kan zich niet laten vertegenwoordigen. De vergadering zal tevens beslissen welke procedure er gevolgd wordt indien de commissaris in de loop van het jaar zou wegvallen.(men zou kunnen beslissen in dat geval voor de duur van het huidige jaar de-facto een extern kantoor aan te stellen, en de raad van mede-eigendom hiertoe mandateren).

De rekeningencommissaris is te vergelijken met een bedrijfsrevisor die voorafgaand aan de jaarlijkse algemene vergadering van een vennootschap een boekhoudkundige controle uitvoert en hierover verslag uitbrengt.

De verslagen van onze controles vindt in onze nieuwsbrieven.

DE FUNCTIE VAN DE REKENINGENCOMMISSARIS IN DE VME

Een rekeningencommissaris van een vereniging van mede-eigenaars (VME) moet over bepaalde bekwaamheden en vaardigheden beschikken om zijn of haar rol effectief te vervullen. Enkele belangrijke bekwaamheden van een rekeningencommissaris kunnen zijn:

Financiële expertise: Een rekeningencommissaris moet over een goede kennis van financiën en boekhouding beschikken. Dit omvat het begrijpen van financiële overzichten, het kunnen analyseren van rekeningen en het interpreteren van financiële gegevens.

Begrip van wet- en regelgeving: Een rekeningencommissaris moet op de hoogte zijn van de relevante wet- en regelgeving met betrekking tot VME's en mede-eigendommen. Dit omvat kennis van lokale wetten, verordeningen en richtlijnen met betrekking tot boekhouding, belastingen en financieel beheer.

Objectiviteit en onpartijdigheid: Het is essentieel dat een rekeningencommissaris objectief en onpartijdig is in het uitvoeren van zijn of haar taken. Hij of zij moet onafhankelijk kunnen oordelen en zich niet laten beïnvloeden door persoonlijke belangen of relaties binnen de VME.

Analytische vaardigheden: Een rekeningencommissaris moet in staat zijn om financiële gegevens te analyseren, trends te identificeren en eventuele afwijkingen of onregelmatigheden op te sporen. Dit vereist sterke analytische vaardigheden en het vermogen om problemen op te lossen.

Communicatieve vaardigheden: Als rekeningencommissaris moet je in staat zijn om complexe financiële informatie op een duidelijke en begrijpelijke manier te communiceren aan de andere mede-eigenaars. Je moet in staat zijn om verslagen op te stellen, presentaties te geven en vragen te beantwoorden.

Integriteit en vertrouwelijkheid: Een rekeningencommissaris moet te allen tijde integer handelen en vertrouwelijk omgaan met gevoelige financiële informatie. Vertrouwen en betrouwbaarheid zijn cruciaal in deze rol.

Het is belangrijk op te merken dat de specifieke vereisten en bekwaamheden voor een rekeningencommissaris kunnen variëren afhankelijk van de lokale wetgeving en de statuten van de VME. Raadpleeg altijd de relevante wetgeving en documentatie van de VME om de specifieke vereisten voor een rekeningencommissaris in jouw situatie te begrijpen.

TAAK VAN DE REKENINGENCOMMISSARIS

De commissaris zal één controle per jaar uitvoeren voorafgaandelijk aan de algemene vergadering en rapporteren aan de mede-eigenaars. Op de statutaire algemene vergadering zal de commissaris mondeling en schriftelijk verslag uitbrengen van zijn bevindingen. De commissaris zelf geeft geen kwijting aan de syndicus of beveelt geen kwijting aan, dit is de taak van de vergadering. In geval hij wegens overmacht niet aanwezig is op de AV, zal de commissaris tijdig een schriftelijk verslag klaarmaken om mee te sturen met de uitnodiging van de AV, onder voorbehoud van de punten die hij eventueel pas kan controleren na het versturen van de uitnodigingen (bijvoorbeeld de toepassing van de verdeelsleutels). De commissaris heeft het recht het woord te nemen op de vergadering.

In het geval van ernstige tekortkomingen die om een beslissing vragen, heeft de commissaris het recht de syndicus te vragen een algemene vergadering samen te roepen in de loop van het jaar. Indien de syndicus deze oproepingen niet verstuurt binnen de 30 dagen, heeft de commissaris het recht zelf de agenda te bepalen in functie van zijn vaststellingen en de oproepingen te versturen en zal de resulterende algemene vergadering erkend worden door de mede-eigenaars (om een juridisch waterdichte samenroeping te hebben, verdient het aanbeveling eerst handtekeningen van mede-eigenaars met tenminste 20% van de stemmen te verzamelen en de vraag tot samenroeping op deze basis naar de syndicus te sturen. Dit is volledig conform de wet en zo bent u zeker dat niemand ooit de geldigheid zal aanvechten).

In de loop van het jaar zullen individuele mede-eigenaars en leden van de raad van mede-eigendom aandachtspunten aan de commissaris kunnen communiceren (wijze waarop is te bepalen door de VME). De commissaris zal hiermee, in de mate van het mogelijke, rekening houden bij zijn controle.

Om zijn controle effectief te kunnen uitvoeren kan de commissaris alle stukken opvragen die hij nodig acht om zijn controle te kunnen uitvoeren, de syndicus dient hem hierbij zijn volstrekte medewerking te geven. Ook mag de commissaris van de syndicus eisen dat deze bij derden schriftelijk bewijs opvraagt van de zaken die de commissaris nodig acht om zijn functie uit te voeren.

De commissaris van de rekeningen zal "steekproefsgewijs" controles uitvoeren, met aandacht voor volgende zaken:

• Wat is er gedaan met de opmerkingen van de vorige controle(s).
• Correct toepassen van de boekhoudkundige regels (voor grote mede-eigendommen en éénmaal de regels gepubliceerd zijn). Conformiteit met de eindbalans van de vorige periode.
• Controle van de juistheid en volgorde van de facturen, overeenstemming met de offertes, toepassen van juiste BTW-percentage, onmogelijkheid om wijzigingen achteraf aan te brengen in het dagboek of informaticasysteem.
• Controle van het gebruik en de stand van de zichtrekening en de rekening met het reservekapitaal van de VME. Verantwoording van mutaties op de rekeningen, aan de hand van facturen en andere stukken.
• Conformiteit van de uitgaven in functie van het reglement van mede-eigendom en de beslissingen van de algemene vergaderingen.
• Gebruik van de juiste verdeelsleutels per kostenpost, conform met basisakte en reglement van mede-eigendom. Het is evenwel niet de taak van de commissaris om, op vraag van bepaalde eigenaars, hun individuele afrekeningen na te rekenen.
• Achterstallige betalingen van mede-eigenaars of andere debiteuren.
• Verdeling van inkomsten zoals de terugbetalingen van schadegevallen door de verzekeringen.
• Controleren of er voldoende offertes opgevraagd zijn voor werken boven het limietbedrag zoals vastgesteld door de algemene vergadering
• Zijn er grote verschillen tussen de begroting en de werkelijke uitgaven en waaraan zijn deze te wijten.
• Alle andere zaken die de commissaris nodig acht.

De commissaris beslist zelf wat hij opneemt in zijn steekproef en zal in zijn schriftelijke verslag vermelden wat wel en wat niet gecontroleerd is, zodat een volgende controle hierop afgestemd kan worden.

De commissaris is aansprakelijk indien de vereniging van mede-eigenaars schade ondervindt door het niet correct uitvoeren van zijn opdracht (in dat geval zal u best een aansprakelijkheidsverzekering laten betalen door de VME, indien u beroep wil doen op een vrijwilliger).

RME versus REKENINGENCOMMISSARIS

Schriftelijke vraag nr. 7-1867 van Kurt De Loor (Vooruit) d.d. 26 januari 2023 aan de vice-eersteminister en minister van Justitie en Noordzee

Vastgoedmakelaar - Syndicus - Kruispuntbank van ondernemingen - Vereniging van mede-eigenaars - Commissaris van de rekeningen

Uiteraard is dit een hoofdzakelijk federale bevoegdheid, maar de bevoegdheden wonen, huisvesting en huren liggen bij de Gewesten. De verhouding tussen de raad van mede-eigendom en de rekeningcommissaris belangt dus alle overheden aan in ons land en gaat zeker over een transversale bevoegdheid.

De professionalisering van de vastgoedmakelaars werd de voorbije jaren versterkt. De bescherming van de mede-eigenaars ten aanzien van de syndicus blijft een aandachtspunt. Zo werd de verplichting tot inschrijving in de Kruispuntbank van ondernemingen van het mandaat van syndicus voor elke vereniging van mede-eigenaars die hij of zij beheert ingevoerd op 1 april 2017.

De commissaris van de rekeningen heeft tot taak de controle uit te oefenen op de financiële toestand van de vereniging van mede-eigenaars (i.e. de boekhouding en de rekeningen), alsook de controle op de regelmatigheid van de door de syndicus uitgevoerde financiële verrichtingen.

Volgens de rechtsleer (onder andere Argus advocaten, D. Meulemans) dient, wanneer bij de vereniging van mede-eigenaars zowel de functie van de raad van mede-eigendom en van commissaris van de rekeningen bestaat, de toegekende bevoegdheden goed gescheiden te zijn. Doordat de commissaris van de rekeningen het toezicht op het financiële en boekhoudkundige beheer op zich neemt, zal slechts het residu van het toezicht aan de raad van mede-eigendom toekomen (met name het administratieve en technische beheer).

Vraag:

1) Bestaat er een cumulverbod tussen de functies van lid van de raad van mede-eigendom en rekeningcommissaris? Zo ja, waarop is dit gebaseerd? Zo niet, welke argumenten worden gebruikt om dit niet te doen?

2) Indien er geen cumulverbod is, op welke manier kan gegarandeerd worden dat beide toegekende bevoegdheden van elkaar gescheiden zijn?

Antwoord ontvangen op 7 maart 2023:

1) Neen, een dergelijk cumulverbod bestaat niet. Wat betreft de mandaten binnen de organen van de vereniging van mede-eigenaars bevat het Burgerlijk Wetboek slechts één uitdrukkelijk cumulverbod, te weten het verbod van de syndicus om gelijktijdig lid van de raad van mede-eigendom dan wel commissaris van de rekeningen te zijn (artikel 3.89, § 9, van het Burgerlijk Wetboek). De wet verhindert met andere woorden niet dat het mandaat van commissaris van de rekeningen wordt uitgeoefend door een lid van de raad van mede-eigendom. Meer nog, in de toelichting bij de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (Belgisch Staatsblad van 2 juli 2018) bepaalt de wetgever uitdrukkelijk het volgende: «Aangezien ook de commissaris inzake de rekeningen de syndicus controleert, kan de syndicus ook niet optreden als commissaris inzake de rekeningen. Uiteraard staat het voorgaande er niet aan in de weg dat een mede-eigenaar zowel in de raad van mede-eigendom zetelt, als commissaris inzake de rekeningen is. Niets verhindert dat men zowel financieel als operationeel toezicht op de syndicus verricht.» (doc. Kamer, nr. 54-2919/1, blz. 219).

Deze soepelheid lijkt ingegeven door een bezorgdheid om voldoende kandidaten te vinden voor de vrijwillige prestatie van beide functies en zodoende het bestaan en de continuïteit van beide organen maximaal te faciliteren.

Daarnaast hebben de leden van de raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen in essentie eenzelfde missie, namelijk de uitoefening van het beheer door de syndicus controleren. Echter, de controle op het financieel beheer - in tegenstelling tot het operationeel beheer - kan een zeer technische en complexe taak zijn waarvoor het de mede-eigenaars de nodige kennis en expertise ontbreekt. Artikel 3.91 van het Burgerlijk Wetboek voorziet daarom dat voor deze taak een externe - i.e. niet mede-eigenaar - kan worden aangewezen (cf. wetsvoorstel teneinde de werking van de mede-eigendom te moderniseren en transparanter te maken, doc. Kamer, nr. 52-1334/1, blz. 35, waar sprake van «erkende externe expert»). Dit is voor vele mede-eigendommen zeker geen overbodige luxe. Rechtvaardigt het financieel beheer van de mede-eigendom echter niet de kosten van een externe controleur, dan kan de functie van commissaris van de rekeningen worden uitgeoefend door een mede-eigenaar; niets belet dat dit binnen - en door een lid van - de raad van mede-eigendom gebeurt.

Het is daarentegen, omwille van de wettelijke vereisten in artikel 3.90, § 1, van het Burgerlijk Wetboek, niet mogelijk dat een extern aangestelde commissaris van de rekeningen lid is van de raad van mede-eigendom. Aldus wordt een verdergaande inmenging gereduceerd.

2) Niettegenstaande de wet geen cumulverbod bepaalt, worden de opdrachten wel wettelijk gedefinieerd. Artikel 3.90, § 1, van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de raad van mede-eigendom als opdracht heeft om erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert. Het is de toevoeging dat deze opdracht wordt uitgevoerd onverminderd artikel 3.91, die de taken van de raad van mede-eigendom duidelijk aflijnt van de opdracht van de commissaris van de rekeningen. Artikel 3.91 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt immers dat de commissaris van de rekeningen de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars controleert. Bovendien moeten de bevoegdheden en verplichtingen van de commissaris van de rekeningen worden bepaald bij het reglement van interne orde.

Deze regeling voorkomt dat er discussie ontstaat tussen de algemeen omschreven opdracht van de raad van mede-eigendom enerzijds en de in het reglement van interne orde vastgelegde taken van de commissaris van de rekeningen anderzijds.

De algemene vergadering beslist en stemt over het reglement van interne orde en daardoor over de bevoegdheden en verplichtingen die aan de commissaris van de rekeningen worden toegekend in het kader van de controle van de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars. Zij behoudt dus finaal zeggenschap over de opdracht van de commissaris van de rekeningen.

Naast een wettelijk onderscheiden opdracht werd bijkomend voorzien in een afwijkend titularisschap voor beide organen die een deugdelijk en degelijk toezicht op de syndicus verder moeten garanderen. Zo zullen voor de raad van mede-eigendom enkel titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de algemene vergadering als lid in aanmerking komen. Het lidmaatschap voor commissaris van de rekeningen staat daarentegen open voor mede-eigenaars én niet mede-eigenaars in het algemeen.

De wet garandeert met andere woorden dat de taken van de raad van mede-eigendom enerzijds en van de commissaris van de rekeningen anderzijds voldoende van elkaar onderscheiden zijn. De commissaris van de rekeningen kan enkel die taken uitvoeren die in het reglement van interne orde door de algemene vergadering aan de functie zijn toevertrouwd.