Mee de agenda van de algemene vergadering in het gebouw bepalen?

Bron: Tips & Advies - Ondernemingsdatabank

ondernemingsdatabank.be - www.indicator.be

Als u als mede-eigenaar uitgenodigd wordt op de algemene vergadering in een appartementsgebouw, krijgt u ook de agenda (dagorde) toegestuurd. Wat is het belang van deze agenda? Moeten de stukken ter ondersteuning van de agendapunten ook mee bezorgd worden? Welke zaken kunnen op de vergadering onder het punt ‘varia’ besproken worden? Wat kunt u ondernemen als de algemene vergadering andere zaken behandelt dan deze die op de agenda staan? Kunt u zelf ook agendapunten aanbrengen en hoe gaat u daarbij te werk?

Belang.

Door vooraf de agenda te bekijken, kunt u zien of er voor u belangrijke zaken besproken zullen worden en kunt u beslissen of u wel of niet aanwezig wilt zijn op de vergadering. U kunt zich ook voorbereiden op wat er allemaal besproken zal worden. De algemene vergadering van mede-eigenaars kan immers alleen maar vergaderen over de punten die expliciet vermeld worden op de agenda van de vergadering. Het is dan ook niet zomaar mogelijk om op de algemene vergadering andere onderwerpen te behandelen. Een uitzondering op die regel kan bestaan als alle mede-eigenaars aanwezig zijn op de vergadering en ze ook allemaal akkoord zijn dat het onderwerp toch behandeld wordt.

Termijnen.

De agenda moet overigens aan u als mede-eigenaar ter kennis gebracht worden samen met de oproeping voor de vergadering (art. 3.87, §3 nieuw BW) . Behalve in spoedeisende gevallen, moet de bijeenroeping (met de agenda) ten minste vijftien dagen vóór de datum van de vergadering aan de mede-eigenaars ter kennis gebracht worden. De bijeenroeping gebeurt via een aangetekende zending, tenzij u uitdrukkelijk en schriftelijk heeft ingestemd om de oproeping via een ander communicatiemiddel te ontvangen.

Bijlagen?

Bij de uitnodiging kunnen er al documenten zitten die bepaalde agendapunten verduidelijken en helpen voorbereiden, bv. offertes van aannemers. Dat is echter niet verplicht. Het is ook mogelijk dat in de uitnodiging voor de algemene vergadering aangegeven wordt hoe u die documenten vóór de algemene vergadering van mede-eigenaars kunt inzien. De documenten kunnen bijvoorbeeld consulteerbaar zijn op de website van de VME.

Varia.

Op de dagorde van de algemene vergadering staat allicht ook een punt ‘varia’. In de praktijk wordt weleens geprobeerd om onder deze noemer allerhande zaken die niet expliciet op de agenda vermeld werden alsnog op de uiteindelijke vergadering te bespreken en eventueel zelfs te stemmen. Een dergelijke werkwijze gaat echter niet op. Het is dus niet mogelijk om onder de noemer ‘varia’ allerlei zaken te gaan beslissen. Hooguit kunnen wat bekommernissen/opmerkingen van mede-eigenaars meegedeeld en besproken worden. Er kan echter over die punten geen stemming gebeuren en/of beslissing genomen worden. Worden er op de algemene vergadering toch andere punten besproken dan diegene die op de dagorde staan en bent u het daar niet mee eens, dan is het aangewezen om dadelijk op de algemene vergadering zelf te reageren. Laat weten aan de voorzitter van de vergadering dat u niet akkoord bent om dit onderwerp te bespreken en vraag om de bespreking stop te zetten. Wordt de bespreking toch verdergezet en wordt er eventueel zelfs gestemd, vraag dan aan de syndicus om in de notulen van de vergadering op te nemen dat u het niet eens bent met de verdere behandeling van dit punt. Stem ook tegen. Doet u dat niet, dan riskeert u de beslissing achteraf niet meer te kunnen aanvechten.

Beslissing aanvechten.

Wordt het onderwerp uiteindelijk toch behandeld en wordt er ook over gestemd, dan kunt u de beslissing van de algemene vergadering aanvechten bij de vrederechter (art. 3.92, §3 nieuw BW) . Iedere mede-eigenaar kan immers aan de rechter vragen om een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing van de algemene vergadering te vernietigen of te wijzigen, indien die hem een persoonlijk nadeel oplevert. Een dergelijke procedure moet u opstarten binnen de vier maanden na de algemene vergadering.

Eigen agendapunten.

U kunt als mede-eigenaar ook zelf aan de syndicus vragen om bepaalde punten op de agenda van de algemene vergadering te plaatsen, bv. wanneer u wilt dat er verfraaiingswerken gebeuren aan de gemene delen of het reglement van inwendige orde graag gewijzigd wilt zien. U kunt meteen ook al bijkomende informatie bezorgen (bv. een offerte voor de verfraaiingswerken), zodat de mede-eigenaars zich kunnen voorbereiden. U kunt uw verzoek indienen tot drie weken voor de eerst mogelijke datum van de algemene vergadering. Kunnen uw punten niet op de agenda van die vergadering geplaatst worden omdat de syndicus ze te laat ontving, dan worden ze op de agenda van de daaropvolgende algemene vergadering gezet. Zorg dat u over een bewijs beschikt dat de syndicus uw vraag ook ontving. Stuur bv. een mail naar de syndicus met uw agendapunten, met de vraag de ontvangst te bevestigen (eventueel via een leesbevestiging). Zeker als uw punt moeilijk ligt, kunt u uw vraag ook via een aangetekende brief stellen.

De oproeping voor de algemene vergadering moet meteen ook de agenda bevatten. Op de algemene vergadering kan alleen gestemd worden over zaken die op de agenda staan. Het punt ‘varia’ wordt soms gebruikt om toch te beslissen over zaken die niet op de agenda staan, maar dat hoeft u niet te aanvaarden. Laat dan uw bezwaar opnemen in de notulen en stem tegen. U kunt een beslissing over een niet-geagendeerd punt binnen de vier maanden voor de vrederechter aanvechten. U heeft ook zelf het recht om agendapunten op de agenda toe te voegen. De vraag daartoe moet u uiterlijk drie weken vóór de datum van de vergadering tot de syndicus richten.